Telefon i telekonferencja – Nowoczesne techniki komunikacji cz.2

14 lip Telefon i telekonferencja – Nowoczesne techniki komunikacji cz.2

Poczta elektroniczna (e-mail), wiadomość zostawiona na poczcie głosowej, krótki SMS, wymiana zdań na czacie. Dzięki korzystaniu z tych nowoczesnych środków komunikacji możemy szybko, skutecznie i niedrogo komunikować się z innymi. Wygoda i szybkość komunikacji nie zwalniają nas jednak z przestrzegania zasad dobrych manier.

Jedną z szybkich form komunikacji jest rozmowa przez telefon. I tu też obowiązują określone zasady.

Telefon i telekonferencja – zasady komunikacji

• Nie zawieszaj połączenia, nie pytając rozmówcy, czy może poczekać.
• Nie witaj bezpośrednio osoby dzwoniącej, nawet jeśli znasz numer rozmowy przychodzącej. Nigdy nie wiesz, czy ktoś inny nie dzwoni z tego telefonu. Chyba nie chciałabyś powitać słowami „O co tym razem ci chodzi?” swojego przełożonego, który dzwoni do ciebie, korzystając z aparatu stojącego na biurku twojej koleżanki.
• Pamiętaj, że twój rozmówca słyszy wszystkie odgłosy. Dlatego w trakcie rozmowy nie jedz, nie pisz na klawiaturze komputera, nie rób porządków na biurku, nie przygotowuj sobie herbaty itp. Zajmowanie się innymi rzeczami podczas rozmowy daje komunikat twojemu rozmówcy – nie jesteś dla mnie wystarczająco ważny, żebym poświęciła ci mój cenny czas.
• Korzystając z telefonu komórkowego, pamiętaj, aby nie kłaść go na stoliku w kawiarni czy restauracji. Jest to zachowanie pokazujące, że osoba, z którą się spotykasz, nie jest w tym momencie najważniejsza. Pamiętaj, aby nie odbierać telefonu podczas spotkania. Jedynym wyjątkiem jest wcześniejsze uprzedzenie rozmówcy o tym, że będziesz musiała w trakcie odebrać telefon.
• Kontaktuj się z klientami, partnerami biznesowymi poprzez SMS tylko wówczas, jeśli masz pewność, że akceptują tę formę komunikacji.
• Na służbowym telefonie nie ustawiaj żądnych melodii ani piosenek, których oczekujący na połączenie rozmówcy będą słuchać. Jest to nieprofesjonalne. Ponadto niska jakość nagrań i aparatów telefonicznych powoduje, że dźwięki mogą być nieprzyjemne dla ucha.
• Gdy używasz trybu głośnomówiącego poinformuj rozmówcę, kto jeszcze jest w pokoju, aby nie doszło do krępującej sytuacji, gdy twój rozmówca powie coś, myśląc że jest sam.
• Nie używaj trybu głośnomówiącego, gdy dzielisz z kimś biuro. Słuchanie twoich rozmów może być dla innych irytujące i rozpraszające.
• Traktuj konferencję telefoniczną jak zwykłe spotkanie. Nie spóźniaj się i nie zajmuj się innymi rzeczami w jej trakcie.
• Osoba prowadząca konferencję telefoniczną powinna zadbać o to, by wszyscy w grupie wiedzieli, kim są pozostali uczestnicy. Należy przedstawić każdego z uczestników.
• Nie wymykaj się z telekonferencji. Nie zakładaj, że w czasie telekonferencji można niepostrzeżenie pobiec do toalety lub po herbatę. Twoja nieobecność może zostać zauważona. Takim zachowaniem możesz urazić pozostałych uczestników, którzy pomyślą, że spotkanie cię nie interesuje.

Zasady korzystania z poczty głosowej

• Gdy zostawiasz wiadomość na poczcie głosowej mów wolniej niż zwykle. Zbyt szybkie mówienie jest zmorą dla osoby odsłuchującej wiadomość, która, aby zrozumieć nagranie, musi przesłuchać je kilka razy.
• Nagrywając komuś wiadomość, zawsze podawaj swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu.
• Nie zostawiaj zbyt wielu wiadomości. Zapychanie skrzynki może odstraszyć rozmówcę i zniechęcić do kontaktów z tobą. Bombardowanie wiadomościami niczego nie przyspieszy.
• Jeśli nie znasz osoby, do której dzwonisz, nie wykorzystuj poczty głosowej, aby się jej przedstawić. Korzystniej będzie, jeśli zrobisz to osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej „na żywo”.
• Nie załatwiaj trudnych rozmów za pośrednictwem poczty głosowej. Nie należy składać kondolencji, przekazywać poufnych ani ważnych informacji, a także kogoś krytykować.

Nagrywając powitanie na swojej poczcie głosowej

• Przywitaj się – wiele osób zapomina o tym podstawowym przejawie kultury osobistej.
• Zadbaj o to, aby podczas nagrywania powitania w tle nie było słychać żadnych odgłosów.
• Postaraj się, by powitanie było zwięzłe, lecz nie lakoniczne typu: „Tu Agnieszka, zostaw wiadomość”. Poinformuj, kiedy będziesz mogła oddzwonić.
• Pamiętaj, aby regularnie odsłuchiwać swoją pocztę głosową.

Polecamy wszystkie części tego artykułu. Nowoczesne techniki komunikacji takie jak poczta elektroniczna, telefon i telekonferencja, wideokonferencja, portale społecznościowe wymagają, podobnie jak tradycyjne techniki komunikacji, przestrzegania zasad dobrych manier.

Fragment artykułu Doroty Szcześniak-Kosiorek opublikowanego w miesięczniku Sekretariat oraz na samorzad.infor.pl.